Nach jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung hat die Geschäftsführung, also der oder die Geschäftsführer, unverzüglich eine Gesellschafterliste an das Handelsregister (Handelsregisterauszug) einzureichen. Diese Gesellschafterliste muss enthalten die Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte aller Gesellschafter sowie die jeweiligen Nennbeträge, also den jeweiligen Anteil am Stammkapital.
Falls ein Notar an der anzuzeigenden Veränderung der Gesellschafterliste mitgewirkt hat, dann hat er diese beim Handelsregister einzureichen, nachdem er diese geprüft hat hinsichtlich ihrer Richtigkeit. Da in der Praxis so gut wie immer ein Notar bei den Gesellschafterversammlungen hinzugezogen wird, handelt sich es bei der eingereichten Gesellschafterliste in aller Regel um eine notarbescheinigte Gesellschafterliste.
Die Gesellschafterliste immer in einem aktuellen Zustand zu halten, dies hat mit dem Schutz von Gesellschaftsgläubigern zu tun, ebenso mit den Informationsinteressen von Minderheitsgesellschaftern und der Öffentlichkeit. Dieser Kreis soll sich nicht nur über den derzeitigen Gesellschafterkreis, sondern auch über die lückenlose Abfolge der Gesellschafter und den Wechsel von Geschäftsanteilen informieren können.
Zu beachten ist auch die Zeitspanne zwischen Einreichung der Gesellschafterliste beim Amtsgericht und deren Anerkenntnis durch dieses. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt im Fall einer Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung als Inhaber eines Geschäftsanteils nur, wer als solcher in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. Außerdem ist nunmehr auch ein an die Gesellschafterliste anknüpfender gutgläubiger Erwerb von Anteilen einer GmbH möglich. Ein sog. gutgläubiger Erwerber von Gesellschafteranteilen soll darauf vertrauen dürfen, dass der verkaufte Geschäftsanteil auch tatsächlich dem Veräußerer gehört. Ein Käufer kann Anteile gutgläubig erwerben, wenn ein Veräußerer seit mindestens drei Jahren und ohne Widerspruch in die Gesellschafterliste im Handelsregister eingetragen ist.
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