Die Begriffe Apostille und Legalisation werden oft im Zusammenhang mit der Beglaubigung von Dokumenten verwendet und können für Verwirrung sorgen.

Was ist einen Apostille ?

Eine Apostille ist eine besondere Form der Beglaubigung, die in vielen Ländern aufgrund eines internationalen Abkommens anerkannt wird.

Gemein ist hier das Haager Abkommen von 1961. Dies ist ein internationales Übereinkommen, das die Anerkennung von öffentlichen Urkunden regelt. Es legt die Bedingungen fest, unter denen eine Apostille ausgestellt werden kann und in welchen Fällen eine Legalisation erforderlich ist. Das Abkommen ist von vielen Ländern weltweit unterzeichnet worden und erleichtert somit die Anerkennung von öffentlichen Urkunden im Ausland erheblich. Dank des Haager Abkommens können Dokumente, die mit einer Apostille versehen sind, in vielen Ländern ohne weitere Beglaubigung oder Legalisation anerkannt werden.

Das Haager Abkommen regelt auch, welche Dokumente mit einer Apostille versehen werden können. Dazu gehören unter anderem Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Schulzeugnisse, Diplome, Handelsregisterauszüge und viele weitere Dokumente.

Eine Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde und erleichtert die Anerkennung dieses Dokuments im Ausland. Die Apostille wird von einer zuständigen Behörde (zum Beispiel Amtsgericht / Handelsregister) oder einem Notar ausgestellt und besteht aus einem besonderen Stempel und einer Unterschrift. Sie wird nur auf öffentlichen Urkunden wie zum Beispiel Geburts- oder Heiratsurkunden, Diplomen oder eben, und darum geht es hier speziell, auf einem Handelsregisterauszug ausgestellt.

Was ist eine Legalisation ?

Im Zusammenhang mit dem Handelsregister bezieht sich die Legalisation auf die Bestätigung der Echtheit eines Handelsregisterauszugs durch die zuständige Behörde oder das Konsulat des Landes, in dem der Handelsregisterauszug vorgelegt werden soll. Im Gegensatz zur Apostille, die im Rahmen des Haager Abkommens von 1961 international anerkannt wird, ist eine Legalisation ein spezielles Verfahren, das in bestimmten Ländern erforderlich ist, um die Gültigkeit eines ausländischen Dokuments zu bestätigen. Kurz gesagt: Eine Legalisation wird immer dann benötigt, wenn ein Handelsregisterauszug in einem Land vorgelegt werden soll, dass das Haager Abkommen nicht unterzeichnet hat oder es zwar beigetreten, jedoch von anderen Beitrittsländer beeinsprucht wurde. In diesem Fall muss der Handelsregisterauszug von der zuständigen Behörde oder dem Konsulat des Landes, in dem er ausgestellt wurde, beglaubigt werden. Anschließend muss er von der zuständigen Behörde oder dem Konsulat des Landes, in dem er vorgelegt werden soll, legalisiert werden, um seine Gültigkeit zu bestätigen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Anforderungen und Verfahren für die Legalisation von Handelsregisterauszügen von Land zu Land unterschiedlich sein können. Gelegentlich gibt es auch Vereinbarungen zwischen einzelnen Ländern, die auch noch eine so genannte Endbeglaubigung erforderlich machen. Es empfiehlt sich daher, sich im Vorfeld bei den zuständigen Behörden oder Konsulaten über die genauen Anforderungen und Verfahren zu informieren, um unnötige Verzögerungen oder Schwierigkeiten zu vermeiden. Wir helfen Ihnen dabei gern weiter.

Wenn Sie uns den Auftrag erteilen, ein solches Dokument zu beschaffen, dann klären wir auch, welche Art der Beglaubigung für das Zielland erforderlich ist.

Weitere Informationen finden Sie auf dem Auftragsformular, welches Sie hier erreichen.