Ein Handelsregisterauszug ist ein wichtiger Nachweis für Unternehmen und Investoren, der oft für offizielle Zwecke benötigt wird. Um sicherzustellen, dass der Handelsregisterauszug verlässlich, rechtssicher und aktuell ist, sollte er beglaubigt werden.

a) Allgemeines

Es gibt verschiedene Arten der Beglaubigung. In Deutschland wird in der Regel eine öffentliche Beglaubigung durch einen Notar durchgeführt. Das kann eine Vielzahl von Dokumenten betreffen. Bei einem Handelsregisterauszug ist es so, dass dieser vom Notar auf seine Echtheit überprüft und mit seiner Unterschrift und seinem Stempel versehen wird. Die Kosten für eine öffentliche Beglaubigung richten sich nach dem jeweiligen Notar und sind unterschiedlich hoch.

b) Handelsregisterauszug

Die Beglaubigung eines Handelsregisterauszugs erfolgt jedoch in der Regel durch das Amtsgericht, welches das Handelsregister führt. Die Hinzuziehung eines Notars ist hier meist unnötig und auch kostenintensiver, als wenn es das Amtsgericht vornimmt. Auch wenn es das Amtsgericht vornimmt, dann wird der Handelsregisterauszug auf seine Richtigkeit überprüft und mit einem Stempel und einer Unterschrift versehen.

c) Handelsregisterauszug + Apostille

In einigen Fällen kann auch eine Apostille erforderlich sein, um den beglaubigten Handelsregisterauszug im Ausland nutzen zu können. Ein normal beglaubigter Handelsrgisterauszug reicht dafür nicht aus. Eine Apostille ist eine besondere Form der Beglaubigung, die durch eine zuständige Behörde oder auch einen Notar ausgestellt wird und die Echtheit und Richtigkeit des Dokuments bestätigt. Bei einem Handelsregisterauszug wird die Apostille in der Regel aber vom übergeordneten Landgericht ausgestellt. Dort wird das von einem Vertreter des Amtsgericht unterschriebene Dokument dahingehend überprüft, ob die geleistete Unteschrift ordnungsgemäß erfolgte.

Übrigens können nicht nur Handelsregisterauszüge beglaubigt werden, auch eine Gesellschafterliste oder ein Gesellschaftsvertrag können beglaubigt und auch apostilliert werden.

Eine Apostille ist allerdings nur gültig in den Ländern, die der Haager Vereinbarung beigetreten sind. Das sind bei weitem nicht alle Länder. Ob das Zielland dazugehört, das muss vorab geklärt werden.

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