Warum muss ein beglaubigter Handelsregisterauszug mit einer sog. Überbeglaubigung versehen werden?

Eine Überbeglaubigung ist meist dann notwendig, wenn ein Handelsregisterauszug über eine Gesellschaft aus Deutschland im Ausland verwendet werden soll. Unter einer Überbeglaubigung ist die Fertigung einer sog. Apostille zu verstehen, eine im internationalen Urkundenverkehr gebräuchliche Beglaubigungsform. Sie wird im Rechtsverkehr zwischen jenen Staaten verwendet, die Mitglieder sind des Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von diplomatischer Beglaubigung oder Legalisation.

Im Zusammenhang mit dem Handelsregister ist darunter ein amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug zu verstehen, welcher mit einem Echtheitsnachweis für die Verwendung im Ausland versehen wurde, also mit einer Apostille. Dieser Echtheitsnachweis wird an einem bereits erstellten beglaubigten Handelsregisterauszug vorgenommen, vom übergeordneten Landgericht in Form eines Siegels. Genaugenommen wird mit der Apostille nur die Unterschrift auf dem Handelsregisterauszug beglaubigt. Damit kann der Handelsregisterauszug dann im Ausland genutzt werden.

Auf welchen Dokumenten wird eine Apostille erteilt ?

Im Bezug auf das Handelsregister kann jedes Dokument beglaubigt und mit einer Apostille versehen werden. Das betrifft den schon genannten Handelsregisterauszug, aber auch Gesellschaftsverträge oder Gesellschafterlisten sind hier apostilierbar. Hierbei muss beachtet werden, dass eine Apostille nicht immer erteilt wird, sondern dieser Echtheitsnachweis wird nur für ein vorher mitzuteilendes bestimmtes Land erteilt. Es muss sich um ein Mitgliedsland der o.g. Haager Übereinkunft handeln. Allerding gibt es hier Länder, die diesem Abkommen zwar beigetreten sind, von Deutschland aber beeinsprucht wurden. Dann wiederrum gibt es Länder, die dem genannten Abkommen nicht beigetreten sind, aber mit der Bundesrepublik ein spezielles Beglaubigungsverfahren vereinbart haben, so dann hier auch noch das Bundesverwaltgsamt eine Beglaubigung vornehmen muss (Endbeglaubigung)

Hier können Sie das prüfen, für welches Land eine Apostille möglich ist: Länderliste

Bei der Erteilung einer Apostille fallen deshalb die sonst üblichen Gerichtsgebühren doppelt an. Die Berbeitungsgebühren auch höher als bei einer normalen Beglaubigung. Das Aussehen der Apostille ist von Gericht zu Gericht unterschiedlich. Mal wird ein Aufkleber angebracht, mal ist es ein großflächiger Stempel. Es erfolgt auch oft ein Versiegelung des Dokumentes mit einer speziellen Kordel.

Nach einer Auftragserteilung prüfen wir zunächst, ob für das Land eine Apostille möglich ist. Falls nicht teilen wir Ihnen mit, welche Beglaubigungsform in bezug auf das Land möglich ist. Andernfalls besorgen wir das Dokument und schicken es Ihnen nach einigen Tagen zu.

Details anschauen: Amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug mit Apostille